Kontorahmen & Kontenplan – So organisieren Sie Ihre Buchhaltung richtig!

Der Kern der Buchhaltung ist die Erfassung von betrieblichen Prozessen beziehungsweise die Gegenüberstellung dieser. Damit dabei die Übersicht behalten wird, bedarf es eines allgemein gültigen Systems. Jedes Unternehmen ist individuell, daher gibt es auch keinen einzig richtigen Ansatz zur Buchung von Geschäftsprozessen, der den Anforderungen jedes Unternehmens entspricht. Damit Unternehmen aber dennoch die richtigen Konten für Ihre Geschäftsprozesse finden – gibt es den Kontorahmen (= Kontenrahmen). Der Kontenrahmen ist ein wichtiges Standardwerk und Hilfsmittel. Darin findet sich eine betriebsunabhängige Auflistung aller Konten, die Unternehmen bei der Führung ihrer Buchhaltung zur Verfügung stehen. Ein solcher „Katalog“ wird oftmals durch die Dachverbände von Berufsgattungen herausgegeben und kann besonders bei der Firmengründung eine große Hilfe sein. Davon ableiten lässt sich der Kontenplan für ein spezifisches Unternehmen.

Kontenplan – Wie unterscheidet er sich zum Kontenrahmen?

Der Kontenrahmen ist somit eine Übersicht der vorgeschlagenen Konten, während der Kontenplan die effektiv verwendeten Konten enthält. Der Kontenplan ist demnach betriebsspezifisch. Darin können auch Konten eingesetzt werden, die nicht im Kontenrahmen enthalten sind oder an anderen Stellen erwähnt werden. Denkt man zum Beispiel an einen Buchhandel und ein Metallverarbeitungsunternehmen, so ist offensichtlich, dass diese zur Erledigung ihrer Buchhaltung unterschiedliche Konten benötigen. Welche dies sind, ist neben der Branche unter anderem von der Größe und Rechtsform abhängig. Branchen wie Banken, Versicherungen und die öffentlichen Verwaltungen unterliegen dabei aufgrund des Rechnungslegungsstandards anderen Bedingungen wie zum Beispiel die Gastronomie, Landwirtschaft oder Einzelhandel.

Anforderungen und Nutzen eines Kontenrahmens

Würde jeder Treuhänder eigenständige Bezifferungen für Konten finden, Kontonummern nach eigenen Vorstellungen kategorisieren und somit eine individuelle Buchungs-Struktur für das Unternehmen entwickeln – würde die doppelte Buchhaltung in einer Vielzahl der Fälle im Chaos enden. Daher existiert der Kontenrahmen. Der erste Schweizer Kontenrahmen stammt von Karl Käfer und wurde unter dem Namen Kontenrahmen für Gewerbebetriebe 1947 geschaffen. Die Anforderungen, die dieser aufstellte, wurden nur leicht ergänzt in den vergangenen Jahren und sind noch heute zulässig:

• Anpassungsfähigkeit
• Klarheit & Übersichtlichkeit
• Eindeutige Abgrenzung
• Auswertbare Resultate
• Ordnungsmäßige Rechnungslegung Dies Vorteile, die sich somit aus einem Kontenrahmen ergeben, liegen daher auf der Hand:
• Erleichtert Laien das Erstellen aussagekräftiger Bilanzen und Erfolgsrechnungen
• Verständliches System und einheitliche Struktur bei der Vergabe von Kontonummern
• Vergleichbare Strukturen ermöglichen das Benchmarking zwischen Unternehmen
• Vergleichbare Strukturen ermöglichen den Vergleich zwischen Abschlussjahren
• Dank einheitlicher Kontonummern können Softwareprogramme vernetzt werden
• Einfach Einarbeitung neuer Mitarbeiter dank Betriebsübergreifenden Strukturen
• Einhaltung der Gliederung stellt automatisch die gesetzliche Richtigkeit der Bilanz- und Erfolgsrechnung sicher

Aufbau von Standardkontenrahmen

Für die Struktur des Kontenrahmens stehen zwei Gliederungsprinzipien zur Verfügung

• Abschlussgliederungsprinzip – Gliederung entsprechend dem Jahresabschluss
• Prozessgliederungsprinzip / Ablaufgliederungsprinzip – Gliederung nach Betriebsabläufen im Unternehmen beziehungsweise Orientierung an den einzelnen Stufen der Leistungserstellung Ein Beispiel für das Abschlussgliederungsprinzip ist der Schweizer Kontenrahmen KMU. Dabei handelt es sich um den am häufigsten verwendeten Kontenrahmen in der Schweiz, weshalb er weiterführend genauer vorgestellt wird.

Schweizer Kontenrahmen KMU

In der Schweiz gilt der Schweizer Kontenrahmen KMU als Standardwerk. Dieser wurde von Walter Sterchi, Herbert Mattle und Markus Helbling erarbeitet. Das Standardwerk gilt für kleine und mittlere Unternehmen und wird in neun Kontenklassen unterteilt. Die Klassenbezeichnungen können von Version zu Version abweichen, betreffen aber die gleichen Klassen. Im Weiteren wird die Mindestunterteilung, wie sie nach dem Obligationsrecht seit 2015 zwingend einzuhalten ist, angeführt.

1. Aktiven
   • Umlaufvermögen (10)
   • Anlagevermögen (14)
2. Passiven
   • Kurzfristiges Fremdkapital (20)
   • Langfristiges Fremdkapital (24)
   • Eigenkapital (juristische Personen) (28)
   • Eigenkapital (Einzelunternehmen) (28)
   • Eigenkapital (Personen-/ Kollektivgesellschaft) (28)
3. Betriebsertrag aus Lieferungen und Leistungen
4. Aufwand für Material, Handelswaren, Dienstleistungen und Energie
5. Personalaufwand
6. Übriger Betrieblicher Aufwand, Abschreibungen und Wertberichtigungen sowie Finanzergebnis
7. Betrieblicher Nebenerfolg
8. Betriebsfremder, außerordentlicher, einmaliger oder periodenfremder Aufwand und Erfolg
9. Abschluss

Verpflichtend ist hierbei die Unterteilung auf erster Ebene. Die Aktiva müssen somit aber zum Beispiel nicht in Umlauf- und Anlagevermögen und das Umlaufvermögen ebenso wenig in weitere Kategorien unterteilt werden. Bei der Erstellung eines Kontenplans werden die Konten entsprechend nummeriert. Kontenklassen werden einstellig, Hauptgruppen zweistellig, Gruppen dreistellig und Konten vierstellig erfasst. Die erste Ziffer entspricht dabei immer der Kontoklasse. Die Ziffer 1 steht dabei zum Beispiel für die Aktiven, die Ziffer 0 an zweiter Stelle der Aktiven für das Umlaufvermögen, die Zahl 0 an dritter Stelle der Aktiven für Flüssige Mittel und die Ziffer 0 an vierter Stelle der Aktiven für die Kasse.