Bei der Budgetierung werden die finanziellen Mittel, die für die Aktivität eines regelmäßig stattfindenden Prozesses zur Verfügung stehen, zusammengefasst. Unter Prozess werden dabei alle Schritte von der Planung über die Abnahme bis hin zu Anpassung verstanden. Im Rahmen der Budgetierung werden jegliche Aktivitäten von Unternehmensbereichen, Abteilungen und Kostenstellen innerhalb eines definierten Zeitraums betrachtet. In diesem Kontext haben wir bei Auditrium unser Dienstleistungsportfolio um CFO-Services erweitert, um Unternehmen bei ihrer stabilen Entwicklung zu unterstützen.
Vereinfacht stellt dieser betriebswirtschaftliche Planungsprozess einen Haushaltsplan dar, der das Ziel hat, die geplante Zukunft anhand von Zahlen auszudrücken. Die Budgetplanung basiert dabei auf Schätzungen, Fortschreibungen, Marktforschungsumfragen und individuellen Zielsetzungen des Unternehmens. Basis und Nutzen der Budgetplanung sind somit klar, aber wo liegen die Unterschiede bei den zahlreichen Budgetierungsformen? Und gibt es überhaupt eine „richtige“ Art der Budgetierung?
Sachlich-zeitliche Unterteilung in der Budgetierung
Budgets können zunächst in Bezug auf Ihre sachlich-zeitliche Komponente unterscheiden werden.
- Operative Budgetierung – Diese Form der Budgetierung hat die Ressourcenallokation für aktuell bestehende Leistungsprogramme zum Ziel. Operative Budgetpläne beschäftigen sich mit Maßnahmen und Ressourcenbindungen, die aufgrund von operativer Planung notwendig werden. Das operative Budget erfasst dabei sämtliche für einen Funktionsbereich geplanten Maßnahmen wertmäßig. Operative Budgets werden dabei zwangsläufig für einen kurzfristigen Zeitraum festgelegt (z. B. monatlich, viertel- oder halbjährlich und jährlich).
- Strategische Budgetierung - Strategische Budgetierung konzentriert sich bei der Zuteilung von Ressourcen hingegen auf strategische Ziele. Strategische Budgetpläne werden für Zeiträume von bis zu 10 Jahren aufgestellt.
Arten der Budgetierung
Welche Form der Budgetierung angewendet wird, ist jedem Unternehmen selbst überlassen. Die „richtige“ Form der Budgetierung gibt es somit nicht. Ob ein Unternehmen die für sich passende Form der Budgetierung gewählt hat, ist von dessen Erwartungen, der Branche, der Komplexität des Unternehmensumfeldes und der Flexibilität des Unternehmens abhängig.
Retrograde Budgetierung (Top-down)
Bei der retrograden Budgetierung oder auch dem Top-down-Prinzip wird von der Unternehmensführung beziehungsweise einer übergeordneten Abteilung ein bestimmtes Budget festgelegt. Dieses wird im Weiteren auf die einzelnen Abteilungen des Unternehmens heruntergebrochen. Die Budgetverantwortung obliegt somit der Unternehmensführung oder den übergeordneten Abteilungen.
Progressive Budgetierung (Bottom-up)
Die progressive Budgetierung oder auch das Bottom-up-Prinzip verläuft genau gegengleich zum Top-down-Prinzip. Dabei wird der Budgetbedarf von Mitarbeitern und Abteilungen für einen definierten Zeitraum geplant und jeweils an die höherrangige Stelle weitergegeben. Im Weiteren werden die verschiedenen Budgets von höheren Rängen zu einem Gesamtbudget aggregiert.
Gegenstromverfahren (Down-up)
Im Zuge des Gegenstromverfahrens werden die Retrograde- und Progressive Budgetierung kombiniert. Dabei teilen höherrangige Abteilungen einen Budgetvorschlag mit untergeordneten Abteilungen. Diese diskutieren und adjustieren den Vorschlag und schicken ihn zurück an die übergeordneten Stellen. Dieses Vorgehen hat den Vorteil, dass fast alle Verantwortlichen in den Prozess miteinbezogen werden. Diese Form der Budgetplanung ist jedoch zeit- & abstimmungsaufwendig.
Rollierende Budgetierung (Rolling Wave Planning)
Die Rollierende Budgetierung ist eine dynamische Form der Budgetierung. Dabei wird ein detailliertes Budget nur für einen kurzen Zeitraum geplant (z. B. ein Monat), während für das restliche Jahr nur ein grober Plan erstellt wird. Der detaillierte Plan wird fortlaufend aktualisiert, die Budgetierung „rollt“ somit. Bei diesem Vorgehen kann flexibel auf unerwartete Faktoren eingegangen werden. Im Vergleich zur klassischen Budgetierung, die bereits nach wenigen Monaten unrealistisch sein kann, bleiben Zahlen bei der rollenden Budgetierung aktuell. Die rollierende Budgetierung ist grundsätzlich mit allen Arten der Budgetplanung (z. B. Top-down, Bottom-up etc.) kombinierbar.
Bereichsbezogene Budgetplanung
Die bereichsbezogene Budgetierung oder auch Input-orientierte Budgetierung bezieht sich auf vorhandene Ressourcen und Erfahrungswerte der Vergangenheit.
Programmbezogene Budgetplanung
Bei der programmbezogenen Budgetierung orientiert man sich an den zu erreichenden Zielen und ist somit Output-orientiert. Dabei wird geplant, was notwendig ist, um die geplanten Ziele zu erreichen. Ressourcen werden im Rahmen dieses Vorgehens abgeleitet.
Advanced Budgeting (fortgeschrittene Budgetierung)
Im Zuge von Advanced Budgeting werden kürzere Planungsperioden abgebildet. Zudem ist diese Form der Budgetierung weniger detailorientiert als der klassische Budgetplan, sondern konzentriert sich auf definierte Unternehmensziele. Ein Grund für dieses Vorgehen ist die Annahme, dass nicht alle Unternehmensziele quantifizierbar sind. Nicht-quantifizierbare-Ziele würden somit kaum Erwähnung finden im Rahmen der Budgetplanung.
Better Budgeting am Beispiel Zero-Base Budgeting
Das Zero-Base Budgeting Prinzip gehört zur Better Budgeting Methode. Beim Better Budgeting wird der ursprüngliche Budgetplan während der laufenden Planungsperiode ständig hinterfragt, angepasst und weiterentwickelt. Dafür ist ein regelmäßiger Vergleich von Soll-Ist-Werten notwendig. Anhand dieser lässt sich erkennen, inwieweit Unternehmensziele in einem zeitlichen Rahmen erreicht wurden. Neben dem Zero-Base Budgeting, gehört auch das Kaizen-Budgeting zum Better Budgeting Konzept. Beim Kaizen Budgeting ist jeder Mitarbeiter individuell für die kontinuierliche Verbesserung seiner Leistungen verantwortlich. Das Management gibt dabei nur übergeordnete Ziele vor.
Zero Base Budgeting
Beim Zero-Base Budgeting wird darauf verzichtet, die Budgetpläne des Vorjahres als Referenzwerte zu nehmen. Stattdessen wird jedes Jahr ein vollkommen neuer Plan erstellt. Somit wird jedes Jahr von Grund auf neu geplant. Dieses Vorgehen ist enorm zeitaufwendig, aber dafür sehr effizient. Dabei entfällt der Druck auf Abteilungen, Budgets voll auszuschöpfen, nur um im Folgejahr mit dem gleichen Budget arbeiten zu können.
Beyond Budgeting
Beyond Budgeting (=jenseits der Budgetierung) ist der am weitesten von der herkömmlichen Budgetierung entfernte Ansatz. Dabei wird komplett auf ein Budget verzichtet und auf ein flexibles Managementmodell zurückgegriffen. Beyond Budgeting basiert auf 12 Management und Performance Measurement Prinzipien. Dabei stehen Erfordernisse des Marktes im Mittelpunkt und relative Größen lösen fixierte Budgetgrößen ab. Beyond Budgeting übersteigt den bloßen Verzicht auf feste Planvorgaben. Die Prinzipien sollen in ganzheitlicher Anwendung zu einer Dezentralisierung von Verantwortung und somit gesteigerter Flexibilität, Kreativität und Motivation führen. Beyond Budgeting verfolgt ein rollierendes Vorgehen, Zielvorgaben und Prognosen werden in regelmäßigen Abständen aktualisiert und flexibel gehalten.
Budgeting Software
Das Einsetzen professioneller Software ist nicht nur bei dynamischen Budgetierungsarten hilfreich, sondern kann auch bei klassischen Vorgehensweisen sinnvoll sein. Die Verwendung von Excel zur Erstellung eines Budgets ist möglich, wenn auch nicht immer zielführend. Besonders bei großen Unternehmen ist die manuelle Sammlung und Akquise von Daten sowie deren einheitliche Formatierung mit Excel, zeitintensiv, fehleranfällig und generell nicht sinnvoll. Die Budgetplanungssoftware unterstützt Unternehmen unter anderem durch dynamische Datenerhebung, die dank Schnittstellen zu Buchhaltungs- und ERP-Tools (wie zum Beispiel Bill Bucher) möglich ist. Budget Software spart wertvolle Zeit beim Budgetierungsprozess, liefert einen Wettbewerbsvorteil und erleichtert die Deutung der Daten dank umfangreicher Analyse-Funktionen.